Wat kun je in jouw bedrijf verbeteren zodat je tijd bespaart?

Iedereen kan iets verbeteren in zijn bedrijf. Ook jij.

Bij Toyota weten ze alles van verbeteringen. De sticker picker – een apparaat waarmee je eenvoudiger een sticker van de rol pakt – levert een besparing van 0,3 seconde.

En met de schroevendispenser – die met één druk precies de 3 juiste schroeven afgeeft – nog eens een paar seconden. Geen peanuts maar kaizen. Kaizen is een Japans woord en betekent veranderen naar beter. Verbeteren dus.

Bij Toyota omarmen ze kaizen. Elke fabriek heeft zelfs zijn eigen kaizen-team. In de fabriek in het Engelse Derby stimuleren ze medewerkers om constant hun eigen werkproces onder de loep te nemen en elke maand minimaal 2 verbetervoorstellen te doen. Dankzij de sticker picker – er zitten maar liefst 69 stickers op één auto – gaat de productie van elke auto 28,6 seconden sneller. In een fabriek waar elke dag meer dan 450 auto’s van de band rollen, is dat een enorme besparing.

In dit fragment van een BBC-documentaire zie je hoe Toyota kaizen toepast:

Dat kaizen voor Toyota werkt snap ik, maar wat kan ik hier mee?

Ook jij hebt vast verbeterpunten in jouw werkproces. Welke zaken slurpen jouw tijd op? Tijd die je liever aan iets anders besteedt. Het automatiseren van je administratie bespaart je al gauw een paar uur per maand. Je nieuwsbrieven direct in een aparte map binnen laten komen in plaats van naar je inbox, scheelt je elke dag een paar minuten. Je helemaal afmelden voor nieuwsbrieven scheelt je nog meer tijd. Als je informatie eerder weggooit en niet alles bewaart, levert dat ook tijdwinst op. Dat vind ik het mooie van kaizen. Het zit niet altijd in grote dingen.

Die paar minuten tijdsbesparing …

Denk dat nou niet. Tel al die minuten eens bij elkaar op. Ik weet niet hoe het bij jou werkt, maar mijn tijd is best kostbaar. Ik probeer mijn werk zoveel mogelijk in drie dagen te doen, dus als ik een uur per dag tijd bespaar, gebruik ik dat extra uur graag.

Slimmer werken betekent soms ook uitbesteden.

Jasper is één van de ondernemers die ik begeleid en zijn webshop kost hem – te – veel tijd. De webshop is eigenlijk voor erbij, maar tegelijk wel een mooie aanvulling op zijn maandelijkse inkomsten. Zonde om te laten lopen. Hij belooft het niet, maar wil wel dat de klant binnen 2 dagen zijn bestelling ontvangt. Dus is hij minimaal 4 dagen per week druk met het inpakken en versturen van orders. Vorige week bracht hij zijn voorraad naar een dagbestedingsproject. Op deze dagbesteding pakken ze alles keurig voor hem in. Hij doet – voorlopig nog – de eindcontrole en een koerier haalt het op. Het scheelt hem nu al zeeën van tijd. En ook wel een beetje frustratie. Ik weet zeker dat hij dit project blijft verbeteren. Helemaal kaizen.

Gaat het alleen om tijdsbesparing?

Zeker niet. Verbeteringen, daar draait het om. Hoe kun jij je processen, je producten, je dienstverlening verbeteren? Kijk eens naar de contacten die je met je klanten hebt. Wat kun je daarin verbeteren zodat je klanten nog blijer met je worden dan ze al zijn? Is je offerte duidelijk genoeg? Reageer je snel genoeg als een klant wat minder blij is? Zijn je openingstijden nog wel van deze tijd? Verras jij je klant net voor 31 december nog eens met de factuur of stuur je die gelijk?

Geef sleur geen kans.

Ik denk dat kaizen je ook scherp houdt. Ook zaken die je al jaren op de automatische piloot doet, kun je verbeteren. Vanochtend sprak ik een trainer die sinds kort al haar offertes via de mail verstuurt. “Alleen dringende offertes gingen per mail. De rest nog gewoon met de post. Ik deed gewoon wat mijn voorganger ook deed. Mijn secretaresse moest er wel even aan wennen en was benieuwd naar de reactie van klanten. Geen één tot nu toe. Onderaan de offerte staat overigens wel dat we indien gewenst de offerte graag per post toesturen. Ook dat leverde nog geen reactie op.” Heb jij iets dat je al jaren op een bepaalde manier doet? Wat kun je verbeteren?

Digitaal kunnen we ook een portie kaizen gebruiken.

Ik ben soms zo blij met de zoekfunctie op mijn computer. Mijn sportschool incasseerde – ondanks mijn opzegging – toch de volgende maand. Ik had het mailtje waarin ik mijn abonnement opzeg toch echt opgeslagen. Elke dag verspil je tijd met – vooral digitaal – zoeken. Gun je computer een portie kaizen. Wat kun je verbeteren, zodat je vindt in plaats van zoekt? Is je mappenstructuur duidelijk genoeg? Hoeveel tijd levert het op als je vanaf nu direct de juiste informatie erbij kunt pakken?

Ik ben heel benieuwd wat jouw volgende kaizen-project wordt? Druk op reply en let me know.

Wil je even sparren over jouw kaizen-project of over een ander verbetervraagstuk? Vraag dan een gratis focussessie aan. Via Skype help ik je graag even op weg.

effectief, efficiënt, efficiënt werken, kaizen, slimmer werken, tijdbesparen, tijsbesparing, time management, timemanagement, verbeteringen

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter