Waarom timemanagement niet werkt. En je er zelfs nog meer stress van kunt krijgen.

Timemanagement. Je weet er alles van. Je kent alle trucjes.

Dankzij de cursus timemanagement voor ondernemers die je volgde.

En de wekelijkse blog met timemanagementtips in je mailbox.

Maar het werkt niet.

In elk geval niet bij jou.

Job daarentegen, van het internetbedrijf verderop in het pand, heeft daar geen last van.

Hij gaat zelfs op donderdagochtend naar een netwerkbijeenkomst.

En na zessen zie ik hem nooit.

Hij mailt niet eens in het weekend.

Waarom werkt timemanagement bij mij niet?

Hoe zit jij in elkaar? Job, de internetman, is misschien wel gestructureerd van zichzelf. Als jij een echt cijfertjesmens bent, is de administratie voor jou een eitje. Terwijl ik daar wekelijks mee worstel.

Als ondernemer moet je eigenlijk expert zijn in verschillende disciplines, maar niet alles gaat even makkelijk. Als je dat toegeeft en kijkt naar je eigen kwaliteiten, scheelt dat een boel frustratie.

Timemanagement is niets meer dan een methode die jou leert hoe je meer gedaan krijgt binnen de tijd. Maar de vraag zou niet moeten zijn hoe je zoveel mogelijk werk binnen de tijd afkrijgt, maar welke taken zou je binnen de tijd moeten doen.

Hoe bepaal je wat belangrijk is?

Stephen Covey bedacht een mooi experiment om je hierbij te helpen. Je neemt een glazen pot. Die vul je tot de rand met stenen (je belangrijkste taken). Daarna vul je de pot met kiezels (de minder belangrijke taken). Tot slot gooi je er zand bij (de minst belangrijke taken). Je ziet dat het zand daar komt waar nog plek is. Als je het andersom probeert – eerst zand, dan kiezels en dan pas de stenen – lukt het niet. Zo is het met je werk ook. Voor je het weet vul je je dag met nietszeggende taakjes. Je voelt je heel productief, maar of het effectief is?

Webdesigner Aron staat bekend om zijn onderscheidende, creatieve ontwerpen. Zijn inspiratie haalt hij vooral uit musea en de natuur. Elke vrijdag gaat hij in zijn eentje op pad. “Als ik daar niet bewust de tijd voor neem, zit ik de hele week achter de computer. Nu blijf ik geïnspireerd en trek ik klanten aan waar ik graag mee werk.”

Productief? Niet echt.

Effectief? Zeker.

En als ik weet wat mijn belangrijkste taken zijn, wat dan?

Dan maak je een werkplanning. Vul je planning eerst met de stenen, dan de kiezels en als laatste vul je de gaatjes met zand. Voor Aron is de vrijdag heilig. Die dag staat altijd geblokt in zijn agenda. De rest plant hij daaromheen.

Geef je agenda lucht, plan ‘m niet helemaal vol. Als er dan wat tegenzit, heb je geen stress. Plan je werk voor 60% vooraf in; de rest vult zich vanzelf. Zo ben jij de baas over je agenda in plaats van andersom.

Maar je begon je blog met meer stress door timemanagement. Hoe zit dat dan?

Hoe bewuster je bent van je tijd, hoe meer tijdsdruk je ervaart. Dat staat haaks op wat de meesten voor ogen hebben als ze hun toevlucht tot timemanagement nemen. Vaak leidt timemanagement ertoe dat je alleen maar meer werk gaat doen. Met als gevolg dat je nog net zo druk bent als voorheen.

Maar dan krijg ik wel meer werk af.

We zijn stukken efficiënter dan twintig jaar geleden dankzij onze computers en smartphones. Maar waar ligt de grens van onze efficiency? Niet voor niets krijgen steeds meer mensen een burn-out.

Meer dan ooit houden we verschillende ballen in de lucht. Maar geven we ook elke bal de aandacht die hij verdient of nodig heeft? Soms is het beter om een paar ballen – taken- te kiezen waar we ons volledig op richten. Durf je een bal te laten vallen of aan iemand anders te geven?

Maar je geeft zelf ook regelmatig timemanagementtips. Waarom doe je dat dan als het niet werkt?

Timemanagement is een handig hulpmiddel om je werk te structureren. De tips die ik ondernemers geef, staan nooit op zichzelf. Ze zijn altijd onderdeel van een methode om de werkdruk in zijn geheel aan te pakken.

Timemanagement vraagt vaak om een verandering van je gedrag, daarom is het zo lastig. Vraag eens aan een verstokte roker om zijn pakje Marlboro’s te laten staan. Of aan iemand die gewend is aan afhaalroti en kant-en-klaar-hutspot om elke avond zelf te koken.

Gun jezelf de tijd om nieuwe gewoonten eigen te maken en raak niet gefrustreerd als het niet lukt. Denk dan aan die roker die na 17 mislukte pogingen eindelijk gestopt is.

Maar onthoud: belangrijker dan hoeveel je doet is wat je doet.

agenda, covey, effectief, efficiënt, stress, timemanagement

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter