Ademende agenda

Waarom je agenda moet ademen

Luchtvaartmaatschappijen zijn boeven. Op elke vlucht verkopen ze méér stoelen dan er aan boord zijn. Gemiddeld zo’n 5%. Het schijnt dat er op elke vlucht 5% no-shows zijn; passagiers die zonder bericht niet komen opdagen. Het komt ook wel eens voor dat er minder no-shows zijn dan verwacht. Dat risico neemt een luchtvaartmaatschappij graag. Een overboeking is winstgevender dan een lege stoel.

Stel je voor dat jij in je agenda méér afspraken zet dan je eigenlijk tijd hebt.

Ademende agenda

Als je een ademende agenda hebt is dat geen probleem. Een ademende agenda is een agenda die voor ongeveer 60% vol staat met werk. De rest is leeg.

Voordelen van een ademende agenda

Zo heb je geen stress als je afspraak uitloopt, als je brandjes moet blussen of als iemand je per sé direct wil spreken. Die lege 40% is voldoende om dit soort zaken op te vangen. Je eigen planning komt niet in gevaar. Dat geeft een rustig gevoel in je hoofd, want je ervaart minder druk. Een ademende agenda zorgt ervoor dat jij de baas bent over je agenda. En niet andersom.

Hoe krijg je een ademende agenda?

Door elke werkdag voor 60% in te plannen met al je werkzaamheden, afspraken en vergaderingen. Of je nu in de tijd van de baas luncht, of in je eigen tijd, zet ook je lunchpauze in je agenda. Want je bent dan bezet. Denk ook aan reistijd en voorbereidingstijd voor de vergadering.

“Wat een onzin om dat allemaal bij te houden. Ik weet precies wat ik elke dag moet doen.”

Je mastermindgroep op zaterdag en elke dinsdag vergaderen: dat onthoud je wel. Maar houd je ook rekening met de voorbereidingstijd? En met de tijd die je onderweg bent naar die andere locatie? En hoe komt het dan dat je die notulen altijd zo laat verstuurt? Als je na de vergadering een uurtje inplant om die notulen te maken, kan er niets tussenkomen.

“Maar ik heb zo veel werk, dat kan ik echt niet allemaal inplannen”

Natuurlijk kun je dat wel.

Je zet alles wat je moet doen in je agenda. Als alles er eenmaal in staat, heb je overzicht. Dan wordt het ook makkelijker om te bepalen of je iets wel of niet wilt doen. De waan van de dag bepaalt niet langer wat je doet, maar jij.

Fysio op huisbezoek

Ook Jeroen merkte dat een ademende agenda meer lucht geeft. Hij is een jonge fysiotherapeut en had een veel te hoge werkdruk. Hij behandelde patiënten in zijn praktijk en bij hen thuis. Die huisbezoeken deed hij op een holletje. Hij kwam altijd tijd tekort. Dat moest anders. Daarom kwam hij vorig jaar bij mij.

Tijd inzichtelijk maken

Een huisbezoek kost meer tijd dan een behandeling in de praktijk. Zijn eerste opdracht was om bij te houden waar zijn tijd naar toe ging. Als hij daar inzicht in heeft, weet hij hoeveel extra tijd zo’n huisbezoek kost.

Jeroen kwam erachter dat het handiger was om zijn laptop mee te nemen. Het dossier bijwerken doet hij nu in de behandeltijd. Het werkte beter om alles gelijk bij de patiënt thuis te noteren in het patiëntendossier en de agenda, in plaats van te proberen alles te onthouden en het achteraf in te voeren.

Jeroen vertelt dat hij nu een stuk relaxter op weg gaat naar zijn patiënten. Hij plant meer tijd in voor een huisbezoek, omdat hij die tijd nodig heeft. Als je dat probleem niet aanpakt zoals Jeroen deed, heb je niet alleen stress, maar ook ontevreden klanten.

De wachtkamer

Gisteren moest ik naar de huisarts. Mijn afspraak stond om 10 uur. Ik was er mooi op tijd. Ik pak geen blad, dacht ik, want ik ben tóch zo aan de beurt.

Na 5 minuten greep ik de Linda. Na 10 minuten keek ik weer op mijn horloge. Ik begon te twijfelen. Het is al eerder gebeurd dat ik op de verkeerde dag in de wachtkamer zat. Het zal toch niet weer…?

Na een kwartier liep ik toch maar naar de assistente. “Nee hoor, het spreekuur loopt een beetje uit. Wilt u nog even gaan zitten?’

Pas om 10.35 uur was ik aan de beurt. Binnen 5 minuten stond ik weer buiten.

Hoe lang zou de wachttijd aan het eind van de ochtend zijn? Geen idee hoe mijn huisarts dit oplost. Maar een ademende agenda zou de sleutel kunnen zijn.

Wil jij ook een ademende agenda?

Als jij ook een ademende agenda wilt, kun je met de tips uit dit blog aan de slag. Kom je daar zelf niet uit, dan kunnen we dat ook samen doen in een individuele werkplektraining. Een ademende agenda is onlosmakelijk verbonden met een goede werkplanning en een overzichtelijke mailbox. Na een werkplektraining heb jij dat allemaal en nog belangrijker: je weet hoe je die structuur moet houden.

ademende agenda, agenda, agendabeheer, waan van de dag, werkplanning

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter