kort en bondig

Bespaar tijd met een korte, bondige boodschap.

Weinig mensen verstaan de kunst om in korte tijd zoveel – zinloze – details met me te delen.

“Get to the point”, denk ik hardop.

“Sorry hoor”, zegt ze geïrriteerd.

En gelijk heeft ze. Niet echt netjes van me.

Jij kent ze vast ook wel. Mensen die – als ze je een verhaal vertellen – zo uitweiden over de kleinste onbenulligheden, dat je je op zit te vreten.

“Hij ging op maandag naar zijn buurvrouw. Of was het nou op dinsdag. Ik weet het niet meer. Maar die buurvrouw, die kom ik op donderdag altijd tegen bij Zumba, en die woont niet gelijk naast hem, maar 2 deuren verderop.”

Al bij de eerste zin raken ze je kwijt. En aan het eind van het verhaal weet je nog niet waar het om draait.

In onze communicatie maken we vaak dezelfde fout. Bijvoorbeeld in onze e-mails. Daar krijgen we er allemaal veel te veel van. En wat er in de mail staat, is veel te veel. Als we minder mails willen, moet onze boodschap korter en bondiger.

Minder mail door een korte, bondige boodschap? Leg eens uit.

Je kunt je vast wel een mail herinneren waarbij je na het lezen ervan denkt: “Ja, en wat wil je nou van me?”

Of een mail die zo lang is dat je het lezen en beantwoorden continu uitstelt.

Als je een mail schrijft, bedenk dan vooraf wat je wilt van de ontvanger. Maar ook wanneer, hoe, waarom, waar en met wie. Lees je boodschap door voor je ‘m verstuurt en vraag je af of duidelijk is wat je van de lezer wilt. Want als jij het niet snapt, snapt hij het zeker niet. Met een korte duidelijke boodschap krijg je sneller antwoord en voorkom je oeverloos gemail.

Er is zelfs een initiatief dat streeft naar mails van maximaal vijf zinnen. Hoe fijn is dat? Alleen nog maar hele korte e-mails in je mailbox. Dat scheelt tijd. De moeite van het proberen waard.

Onderschat ook het belang van een onderwerp-regel niet.

Want ook daarvoor geldt: hoe duidelijker, hoe eerder je antwoord krijgt. Zorg dat je onderwerp-regel klopt met je boodschap.

Ook een zakelijk gesprek kan kort en bondig.

Als je van tevoren bedenkt wat je met een gesprek wilt bereiken, haal je meer resultaat uit een gesprek en je komt eerder to the point.  Vooral als je elkaar al wat langer kent werkt dit goed. Of dat nu een gesprek met een collega is, met een leverancier of met de bank. Dan vraag je je achteraf niet af wat de bedoeling van een gesprek was.

Zo’n twee keer per jaar maak ik een afspraak met mijn websitebouwer. In de tussenliggende maanden verzamel ik alle vragen voor haar en die bespreken we dan. Anders hebben we het vooral heel gezellig met elkaar, maar zit ik achteraf nog met allerlei vragen. Nu vergeet ik niets.

Toen ik jaren geleden mijn eerste functioneringsgesprek had, stapte ik daar onbevangen en zonder doel in. Met als gevolg dat ik na afloop met lege handen stond. Fijn dat je zo tevreden over me bent, maar what’s in it for me?

En telefoongesprekken dan?

Bereid die ook goed voor. Je gesprekken duren korter; je komt eerder tot de kern en omdat je alle informatie bij de hand hebt, kun je snel reageren.

Een goed voorbereide vergadering duurt ook korter.

Wie kent niet iemand die tijdens de vergadering de stukken nog door moet lezen? En dan tijdens de vergadering niet weet waar het over gaat. Een goede voorbereiding scheelt echt tijd. Alle agendapunten waar je het vooraf al over eens bent, streep je door. Hoe beter geïnformeerd iedereen vooraf is, hoe sneller er een besluit ligt.

Al deze praktische tips kun je gelijk toepassen. En je zult zien dat het je tijd scheelt.

Vind je de tips die ik geef handig, maar lukt het niet om ze zelf in praktijk te brengen? Maak dan een afspraak (info@organiserenmeteffect.nl) voor een gratis focussessie. Dan help ik je in korte tijd even op weg. Het verplicht je tot niets.

 

e-mail, effectief mailen, effectief vergaderen, efficiënt mailen, efficiënt vergaderen, efficiënte communicatie, onderwerpregel, voorbereiding

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter