Wat doe ik met de informatie-overdaad die ik dagelijks op mijn bord krijg? Terwijl ik zelfs de nieuwsbrief van de Hema, het Rijksmuseum en de ING-bank nog wil lezen.

Met een groene waas over zijn gezicht en zijn hand op zijn buik loopt hij op me af.

“Mam, ik ben zo misselijk”.

De borden nasi, bami en kipsaté met als afsluiter ijs, slagroom én Smarties eisen hun tol.

De wok staat al jaren op het verlanglijstje van mijn zoon. De onbeperkte keuze aan Chinees eten en toetjes heeft een enorme aantrekkingskracht op hem. Vandaag mag hij eindelijk. Samen met zijn teamgenoten en hun ouders vieren we in de wok dat de jongens basketbalkampioen zijn.

Gauw zoeken we de frisse lucht op. Overdaad schaadt.

Wij worden er nog net niet misselijk van. Maar de informatie-overdaad die dagelijks op ons afkomt is enorm: nieuwsbrieven, vakbladen, intranet, mails. De meesten van ons hebben geen abonnement meer op een papieren krant, maar online blijven we op de hoogte via Nu.nl, Nos.nl of – wat minder serieus – Buzzfeed. Onze social media-accounts breiden we uit met Instagram en Snapchat.

Die overdaad aan informatie is van de laatste 20 jaar. Ons brein is er niet op gemaakt om zoveel informatie te verwerken. Als je alle aangeboden informatie gedachteloos naar binnen werkt, word je ziek, net als mijn zoon. Info-stress heet dat. Dit voorkom als je urgente en belangrijke informatie eruit pikt en alleen leest wat relevant is.

Maar ik moet toch op de hoogte blijven?

O ja? Van wie moet dat? Hoogstwaarschijnlijk van jezelf. De meeste informatie lezen we zonder er bij na te denken. Check maar eens? Wat heb jij vandaag gelezen en wat is je bijgebleven? Welke informatie was echt van belang?

Het is goed om je af te vragen of het echt nodig is dat je alle beschikbare info leest of bekijkt. Het is onmogelijk om alle voor jou belangrijke informatie tot je te nemen. Tony Crabbe geeft in Nooit meer te druk een mooi voorbeeld van een surfer. De surfer kiest zijn golven zorgvuldig uit. Hij weet dat hij ze niet allemaal kan nemen.

Zo moeten wij met informatie omgaan. Zorgvuldig kiezen wat we wel en niet lezen. Niet lezen om het lezen, maar bewust lezen. Lees niet alles op het moment dat het je toegestuurd wordt. Bedenk dat je -bijna- alle informatie ergens terug kunt vinden. Online, op het intranet van je werk, op de harde schijf of in de cloud.

Need to know or nice to know?

Een handige vraag als je moet kiezen. Een paar maanden terug zat ik belachelijk veel tijd achter Facebook. Gedachteloos scrolde ik door de berichten en voor ik het wist was het een uur later. Zonde van mijn tijd. Daarom heb ik de app van mijn telefoon gehaald. Ik Facebook nu een stuk minder. Gevalletje nice to know.

Met nieuwsbrieven en vakbladen is dit ook een mooie vraag om te stellen. Het is aardig om op de hoogte te blijven. Maar belangrijke ontwikkelingen op jouw vakgebied krijg je toch wel te horen. Wees kieskeurig in wat je leest.

Wat doe ik met de informatie die wel belangrijk is?

Die lees je natuurlijk. Lees dat managementblog, die nieuwsbrief van het hoofdkantoor of de notulen van de laatste teamvergadering waar je niet bij was. Maak een aparte leesmap in je mailbox. Plan elke week een moment dat je alles in deze map leest. Kom je daar niet aan toe? Raak niet gefrustreerd en gooi alle ongelezen info weg. Als het écht belangrijk was had je het allang gelezen. Gooi je elke keer dezelfde nieuwsbrief weg? De hoogste tijd om je af te melden.

En de informatie die gewoon interessant is?

De zaterdagkrant is mijn favoriet. De bijlagen met achtergrondartikelen –nice to know-, daar ga ik graag voor zitten. Een moment van ontspanning. Maar als ik er eens niet aan toekom, blader ik er snel door heen en gooi ‘m gauw bij het oud papier.

Vind je iets de moeite waard? Maak er dan tijd voor en lees het.

En bedenk: ooit wordt meestal nooit.

Dus…

Kijk eens hoeveel tijd jij overhoudt of anders besteedt door informatie bewuster te lezen. Houd de vraag Nice to know or need to know? daarbij in je achterhoofd.

En denk aan die surfer.

Kom je er zelf niet uit en kun je wel wat advies gebruiken? Meld je dan aan voor een vrijblijvende adviessessie van 30 minuten. Dan help ik je telefonisch of via Skype op weg.

 

 

e-mail, info-stress, informatie, informatie-overdaad, Need to know, Nice to know, Nooit meer te druk, overkill, timemanagement, tony crabbe

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter