Hoe houd je tijd over?

Hoe houd je tijd over? Zelfs als je een drukke baan hebt?

Ik was 20 en dacht dat ik de wijsheid in pacht had.

Met een diploma nog nat van de inkt begon ik aan mijn eerste baan. Bij Star Travel Reisburo in Nijkerk.

Ik geloof niet dat mijn collega’s me direct leuk vonden. Ze vonden me maar een wijsneus.

Toch hebben we heel wat leuke en leerzame jaren met elkaar gehad. Ik bewaar mooie herinneringen aan mijn eerste baan.

Eén van de allereerste dingen die ik leerde van Cor, mijn eerste werkgever, was: als je een vraag krijgt, hoe kun je er dan voor zorgen dat je deze vraag niet nogmaals krijgt? We werden soms vreselijk moe van hem, omdat werkelijk alles in een handboek beschreven moest worden. “Als je morgen tegen een boom rijdt, moet een ander het zo over kunnen nemen”, was zijn stokpaardje. Met de marges in de reisbranche was het belangrijk dat zijn meiden zo effectief mogelijk werkten. Hij was wars van alles dat tijd kostte, maar niets opleverde, de zogenaamde tijdvreters.

Dus een tijdvreter is iets dat niets oplevert, maar alleen tijd kost?

Inderdaad. Maar bij opleveren hoef je niet alleen aan geld te denken. Het gaat om zaken die jouw werk niet ten goede komen. Stel je bent autoverkoper. Maar je bent vooral druk met offertes maken en administratieve handelingen. Aan verkopen kom je bijna niet toe. Dan gaat er iets niet goed. Of je bent webbouwer en je bent voornamelijk bezig met het beantwoorden van vragen van klanten, collega’s en potentiële klanten. De oplevering van de nieuwe website van de lokale fietsenmaker schuif je steeds voor je uit.

Je hebt interne en externe tijdvreters.

Bij internet tijdvreters ligt het aan jezelf dat bepaalde zaken veel tijd vragen. Een paar voorbeelden van interne tijdvreters zijn:

  • Afleiding
  • Te lang zoeken naar de juiste documenten of dossiers.
  • Afspraken die je op een onhandig tijdstip/moment maakt.
  • Geen nee durven zeggen.
  • Onvoldoende vaardig zijn met een computerprogramma.

Bij externe tijdvreters ligt de oorzaak buiten jezelf. Een paar voorbeelden:

  • De hoeveelheid e-mail.
  • Wachten op input van anderen.
  • Apparatuur die niet goed werkt.
  • Collega’s die je storen.
  • Reistijd.

In beide gevallen kun je er wat aan doen en kun je op tijdvreters veel tijd besparen.

Weet wat jouw tijdvreters zijn.

Wat slurpt jouw kostbare tijd op? Als je dat weet kun je er -meestal- wat aan doen. Doe net als Hannah en houdt eens een paar weken dagelijks bij wat jouw tijdvreters zijn.

Hannah is één van de mensen met wie ik het afgelopen jaar werkte. Ze werd bijna gestoord van de hoeveelheid mail die ze kreeg. Als freelance kunstenaar maakte ze deel uit van verschillende kunstcollectieven, had ze contacten met galeries in binnen- en buitenland en gaf ze les op de kunstacademie.

Omdat Hannah chronisch tijd tekort kwam, hield ze een paar weken bij wat haar grootste tijdvreters waren. Het bleek dat ze elke dag ruim 2,5 uur achter haar mailbox zat. Die tijd leverde haar weinig tot niets op. Ze kreeg alleen al meer dan 40 cc-mails per dag. De inhoud van deze mails was puur ter informatie. Er werd geen actie van Hannah verwacht. Maar ze stonden wel in haar inbox. Dus Hannah moest er toch wat mee.

We keken eerst wie haar cc’s stuurden. Sommige afzenders stuurde ze een mail dat ze de mails in de toekomst niet meer wilde ontvangen. Anderen liet ze weten dat ze de cc’s leest als het haar uitkomt en dat als er actie van haar verwacht wordt, dat ze een gewone mail moeten sturen. Voor de cc’s die toch nog binnenkomen, maakten we in Outlook een regel aan dat deze direct in de daarvoor bestemde map terechtkomen. Dat scheelt Hannah elke dag 40 mails die ze niet hoeft te bekijken en te deleten.

Tijdens onze structuursessies werd ook duidelijk dat Hannah niet zo vaardig was met Outlook. Een volgende sessie ga ik haar daarin wegwijs maken, zodat ze binnenkort nog sneller klaar is met haar mail.

Wat zijn jouw tijdvreters? En wat ga je daaraan doen?

 

 

cc's, cc'tjes, cc-mail, druk, e-mail, e-mailmanagement, effectief, tijd, tijdslurper, tijdvreter

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter