efficiënt mailen

Efficiënt mailen: Een lege inbox in 10 stappen

De e-mail is een blok aan het been van veel ondernemers en docenten. In plaats van geld verdienen of lesgeven ben je vooral bezig met mail beantwoorden. Hoog tijd om dat aan te pakken en vanaf nu efficiënt te mailen.

Ik verzamelde 10 tips voor je die je daarbij op weg helpen. De kans van slagen – een lege inbox – wordt groter als je hier echt even voor gaat zitten en je mailbox – voor de laatste keer – flink wat uurtjes aandacht geeft. Dus pak nog gauw een kop koffie voor je aan de slag gaat en bespaar je minimaal een uur per dag.

Als je hierna ook nog mijn tips leest over hoe je die lege inbox houdt en je dag niet met mail begint, bespaar je al gauw meer dan een uur per dag. Kun je die besteden aan wat voor jou belangrijk is: auto’s repareren, coachgesprekken voeren of gewoon een keer op tijd naar huis.

Op één stap na – die is specifiek voor Outlook-gebruikers -, kun je deze stappen toepassen op alle mailprogramma’s.

1.Juiste moment 

Zoek een moment uit dat je ongestoord en geconcentreerd met het wegwerken van je mail aan de slag kunt. Dus even geen telefoontjes, binnenlopende collega’s etc.

2. Nieuwsbrieven 

Meld je af voor alle nieuwsbrieven die je ontvangt en toch niet leest. De link om je af te melden staat vaak onderaan de nieuwsbrief of rechts bovenaan. Die nieuwsbrief waar je echt geen afscheid van kan nemen, laat je maar komen. Maar beloof me, als je ‘m niet leest, meld je je alsnog af. Oké? Vergeet niet dat alles in die nieuwsbrief ook online te vinden is. Maar dan lees je het op een moment dat het jou uitkomt en vervuilt het je inbox niet.

3. Social Media 

Gebruik je social media en krijg je daar meldingen van binnen via de mail? De instellingen van je social media-accounts kun je zo instellen dat je geen (of minder) mail ontvangt.

4. Opschonen 

Als je mailbox erg vol is en je wilt deze goed opschonen, gebruik je de ‘opschoon’knop in Outlook. Deze knop zit bij de meeste Outlookversies in de taakbalk links bovenaan. Ga op een emailbericht staan waarvan je weet dat er nog oudere reacties op deze email in je inbox staan. Als je op ‘opschonen’ klikt, verwijder je al deze oude berichten. Als jij het nieuwste bericht bewaart en je scrolt naar beneden, dan zie je toch nog alle voorgaande reacties op dit bericht.

5. 2-minutenregel 

Alle mails die je binnen 2 minuten kunt afhandelen, handel je direct af. Deze regel pas je natuurlijk gelijk op alles toe. Ook als het niet met mail te maken heeft.

6. ToDo-map 

Maak een ToDo-map aan in je inbox. Alle mails die meer dan 2 minuten tijd van je vragen, zet je in deze map. Plan tijd in je agenda wanneer je aan de mails uit deze map gaat werken. Doel is natuurlijk dat deze map zo snel mogelijk leeg is.

7. Wachten op-map 

Maak een Wachten op-map aan in je inbox. Alle mails waarbij jij nog op een antwoord wacht, zet je in deze map. Deze map loop je 1 of 2 keer in de week door.

8. Mappen en submappen 

Maak mappen aan die voor jou handig zijn. Houd het aantal mappen wel beperkt; 7 is eigenlijk wel de max. Elke map kun je ook nog submappen geven. Als je het lastig vindt om te bepalen welke mappen je kunt maken, beeld je dan in dat je een ordner vult. Wat zet je op de rug van de ordner en welke tabbladen gebruik je? Mails die echt wilt bewaren zet je weg in één van deze mappen.

9. Bewaren, ja of nee? 

Vraag jezelf bij elke mail af of het echt nodig is dat je deze mail bewaart. Kun je de informatie uit deze mail ook ergens anders terugvinden (website, harde schijf, etc.)? Zo niet, heb je de informatie uit de mail echt nog nodig? Verwijder zo veel mogelijk mail en bedenk dat heel veel informatie online terug te vinden is. Bewaar je iets omdat je het ooit nog nodig hebt? Bedenk dan: ooit wordt meestal nooit.

10. Vast moment(en) op de dag

De laatste tip is een voorloper om mijn volgende blog en is er een om je inbox ook in de toekomst leeg te houden: Plan één of meerdere momenten op een dag in waarop je geconcentreerd met je mail aan de slag gaat, maar begin je dag nooit met je mail. Zet je pop-ups en emailalerts uit, zodat je de rest van de dag niet afgeleid wordt door nieuwe mail.

Het toepassen van deze stappen is niet voor iedereen even eenvoudig. Zoek een buddy die je hierbij helpt. Lukt dat niet? Vraag dan een vrijblijvende focussessie aan. Dan help ik je via Skype in 30 minuten op weg.

In mijn volgende blog nog meer tips om efficiënt te mailen. Dan laat ik je zien hoe je een lege inbox houdt.

Tip: Lees mijn interview met ondernemer Bas Bakker van de Betekenaar over hoe hij – bijna – zonder e-mail onderneemt.

 

2-minutenregel, afmelden, e-mail, e-mailalerts, Inbox, mailbox, opschonen, Outlook, ToDo-map, werkplektraining

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter