lege inbox houden

Effectief mailen (2): Hoe houd je een lege inbox?

In mijn vorige blog kreeg je 10 tips om een lege inbox te krijgen. In deze blog antwoord op de vraag Hoe houd je een lege inbox? Want  je inbox leeg maken lukt vaak nog wel, een lege inbox houden is een stuk lastiger.

Zie je inbox als een fysieke brievenbus. Je laat ook niet wekenlang de post op de deurmat liggen. Die post leg je ergens anders neer om afgehandeld te worden. Zo is het met e-mail ook. Gebruik je inbox als de plek waar alles binnenkomt. Als een mail binnenkomt, parkeer je deze ergens om later af te handelen.

Ook voor deze tips geldt dat sommige tips specifiek voor Outlookgebruikers bedoeld zijn. Andere mailprogramma’s hebben soms dezelfde oplossing, maar onder een andere naam.

1. Vast moment op de dag

Kies op een dag één of meerdere – niet meer dan 3 – vaste momenten dat je je mailbox bekijkt. Maar begin je dag nooit met mail. Als je op vaste momenten met je mail aan de slag gaat en je mailbox staat niet meer de hele dag open, werkt dat een stuk efficiënter. Probeer het maar eens uit.

2. Actiepunt in je agenda

Als een mail veel tijd of concentratie kost, is het belangrijk om daar goed te tijd voor te nemen. Reserveer tijd in je agenda om deze mail te behandelen. Een ontzettend handige tool in Outlook (alleen onder Windows, bij Apple werkt het niet) is de sleep- of verplaatsfunctie naar de Outlookagenda. Sleep of verplaats de bewuste mail naar je agenda en maak er een agendapunt van. (Je kunt de mail naar de agenda slepen en dan kiezen voor ‘afspraak met bijlage’ of anders. Ook kun je met een klik op de rechtermuisknop kiezen voor ‘verplaatsen’ en dan kies je voor de agenda.)

Voordeel 1) De mail staat geparkeerd in je agenda en staat niet meer in je inbox. 2) Je hebt alle informatie bij de hand als je de agenda opent.

3. Mail bewust 

Minder mail ontvangen, begint bij jezelf. Stuur niet voor ieder wissewasje een mail en pak eens wat vaker de telefoon. Dat voorkomt heen-en-weer-gemail. Zijn er regels binnen jouw organisatie omtrent mail? Het kan zinvol zijn om over het versturen van mail goede afspraken met elkaar te maken. Is mail wel altijd het geschikte communicatiemiddel?

4. Duidelijke boodschap

Zorg dat de boodschap van je mail duidelijk is. Wat verwacht jij van degene die je mailt? Is dat duidelijk voor de ontvanger? Hoe vaak gebeurt het niet dat je een mail krijgt en dat je eerst terug moet mailen, omdat de boodschap niet duidelijk is. Maak gebruik van alinea’s en kopjes als dat jouw boodschap duidelijker maakt.

5. Nummer je mappen

De mappen die je maakt, worden op alfabetische volgorde weergegeven. Als je je mappen een nummer geeft, bepaal je zelf in welke volgorde de mappen staan. Bv. 01. To Do, 02. Klanten, 03….

Op deze manier heb je een goed overzicht over je mappen. Een extra ondersteuning als je gebruik maakt van de 2-minuten-regel.

6. CC’tjes

CC’tjes… een gruwel in veel organisaties. Te vaak wordt de CC misbruikt. Het doel van een CC is iemand te informeren. Wanneer je een actie van de ontvanger verwacht, stuur de mail dan gewoon via ‘Aan’. Maak zelf bewust gebruik van CC en spreek indien nodig mensen aan als je teveel onnodige CC’tjes ontvangt.

De CC’s die je toch nog krijgt, kun je via de regels in Outlook in een aparte map (map CC) binnen laten komen. Zo vervuilen ze je inbox niet en kijk je je map CC door wanneer jij daar tijd voor hebt.

Heb je de vorige blog gemist over hoe je je inbox leeg krijgt? Hierin staan ook een aantal tips die je kunt gebruiken om je inbox leeg te houden, zoals de 2-minutenregel, de To-Do-map, de Wachten-op-map en of je een mail wel of niet moet bewaren.

Als jij je inbox op orde hebt, hebt je overzicht over wat er met welke mail moet gebeuren. En als jij overzicht hebt, betekent het ook dat jij weer de regie in handen hebt. Lees maar eens hoe o.a. Inge en Annemieke dat nu aanpakken en hoeveel tijd ze besparen!

Ik ben erg benieuwd of het je lukt om je mailbox op orde te houden. Bedenk wel: alle begin is moeilijk. Net als iedere verandering. Gun jezelf daarom de tijd om aan een andere werkwijze te wennen.

Kom je er niet zelf uit of kun je wel een stok achter de deur gebruiken? Bel me dan op 06-24437216 en dan kijk ik of ik je een eindje op weg kan helpen.

Succes!

Tip: Lees mijn interview met ondernemer Bas Bakker van de Betekenaar over hoe hij – bijna – zonder e-mail onderneemt.

 

2-minutenregel, Inbox, mailbox, organizing, Outlook, structuur, timemanagement, ToDo-map, werkplektraining

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter