Routine

Routines saai en voorspelbaar? Nee joh, juist hartstikke handig.

Hoe routines je helpen om je werk sneller te doen.

Mijn zwarte Seat Ibiza staat met afgeslagen motor midden op een druk kruispunt stil. Van links en rechts zie ik auto’s op me afkomen Het zweet breekt me uit. Ik weet niet meer hoe ik de auto in beweging krijg.

Gelukkig realiseer ik me net op tijd – de bestuurster van de rode Twingo ziet me gelukkig staan en mindert vaart – wat ik moet doen: de versnelling in z’n één zetten en wegrijden.

Ik kan het me nu niet meer voorstellen dat ik niet weet wat ik moet doen. Maar ja, alles dat ik nu op routine doe is nog niet ingesleten als je net een paar dagen je rijbewijs hebt.

Elke dag heb je te maken met routines.

Het poetsen van je tanden, de make-up van je gezicht halen voordat je in bed stapt, autorijden, het fietstochtje naar de school van je kinderen, je dagelijkse hardlooprondje. Over veel van deze dingen denk je niet meer na. Je doet ze op de automatische piloot.

Sommige mensen krijgen al kriebels als ze het woord routine horen.

Want routines zijn saai en voorspelbaar. Maar routines zijn vooral ontzettend handig. Ze zorgen ervoor dat je over bepaalde dingen niet meer nadenkt. Dat ze een automatisme zijn geworden.

Twee weken geleden overleed mijn lieve oma. Maar liefst 92 jaar werd ze en goed bij de les tot het laatst. Op dinsdagavond hoorden we dat het niet goed met haar ging en dat ze thuis op bed lag om te sterven. Ze woonde vlakbij, dus ik ging elke dag even bij haar kijken. Even bij haar zitten, een laatste aai over haar zachte wangen. Op zaterdag overleed ze. In haar eigen huis, omringd door de mensen waar ze van hield.

In die week kreeg ik ook griep erbij. Je snapt wel, mijn hoofd stond niet naar werken. Gelukkig kon dat. De afspraken die ik had staan, heb ik verzet. En de rest dat op de planning stond heb ik gelaten. Dat komt wel weer.

Vorige week stond er ook een rood kruis in mijn agenda. De kinderen waren vrij en we wilden er nog even op uit met elkaar.

Ruim 2 weken lag mijn bedrijf zo goed als stil.

En dat kon. Van de meeste taken die regelmatig terugkomen heb ik routines gemaakt. Denk aan administratie, relatiebeheer, marketing etc. Dankzij die routines ben ik ‘bij’ en is alles op orde. Dus als ik dan 2 weken niets doe, heb ik niet een enorme achterstand om weg te werken. Deze week een tandje extra erbij en ik ben weer on track.

Routines helpen je ook tijd besparen.

Want als iets een routine wordt, hoef je niet meer over elke stap na te denken. Ik had laatst een aantal netwerkbijeenkomsten in een enorm bedrijfsverzamelgebouw. De eerste keer dat ik er kwam, moest ik mijn weg zoeken door de enorme doolhof van gangen, open ruimtes en kantoren. De tweede keer had ik de juiste locatie al veel sneller gevonden en nu loop ik binnen twee minuten naar de plek van bestemming.

Regelmaat en routines zijn eigenlijk onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Alle taken die je met enige regelmaat doet, kun je in een routine gieten. Denk aan je nieuwsbrief, het schrijven van een blog, aftersales gesprekken, je voorraad controleren, aangifte doen, facturatie, etc.

Hoe meer iets een routine wordt, hoe minder tijd jij er aan kwijt bent. Hoe fijn is dat? Dan heb je nog meer tijd om te doen wat jij graag doet.

Hoe maak ik nou een routine van iets?

Ik daag je uit om een – lange – lijst te maken met alle taken die vaker voorkomen in je bedrijf. Kies er vervolgens 3 uit waar jij een routine van gaat maken.

Schrijf van elke 3 taken het volledige werkproces uit. Dus alle stappen die je doet, schrijf je op.

Alle onnodige stappen schrap je direct.

In het begin heb je nog een lijstje nodig om te checken welke stap er nu volgt, maar je merkt al gauw dat je dat stappenlijstje helemaal niet meer nodig hebt. Al die stappen zijn een routine geworden en weet je uit je hoofd. Of nog beter: je denkt helemaal niet meer na bij al die stappen, het hele proces verloopt als een automatisme.

Kom je er zelf niet uit of wil je even op weg geholpen worden? Op maandagmorgen tussen 9 en 10 mag je me bellen met al je vragen over routines. Meld je wel van tevoren even aan op info@organiserenmeteffect.nl.

 

 

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter