Wat doe je als je een hekel hebt aan computerwerk?

Wat doe je als je zo’n hekel aan computerwerk hebt, dat je het liefst koffie over je laptop gooit? Terwijl je nog wel dertien offertes uit moet werken.

Je ziet het steeds vaker.

Kleding waar een labeltje in hangt met one size fits all.

In Amerika zijn zelfs winkels waar ze alleen kleding in deze maat verkopen.

Ik zie het voor me. Een zonnig zomerjurkje, net zo goed te dragen door een struise dame van 1 meter 87 als een tengere tiener van 1 meter 62. One size doesn’t fit all, dat lijkt me duidelijk.

Ook in mijn werk zie ik dat. Neem bijvoorbeeld Tessa.

Tessa heeft een bloedhekel aan computers.

Best lastig, als je samen met je man een goedlopend horecabedrijf runt. En als de communicatie met je klanten vooral via de mail loopt. Honderd mails op een dag zijn eerder regel dan uitzondering.

Tessa roept mijn hulp in omdat ze efficiënter wil werken. Al jaren kampt ze met een overvolle inbox en bellen potentiële gasten na twee weken geïrriteerd op waar hun offerte blijft. Ze vertelt er gelijk bij dat ze een control freak is en zich overal in het bedrijf mee wil bemoeien.

Ze heeft van alles geprobeerd om haar mail onder controle te krijgen. Niets werkte. De druppel was de vacature voor bedienend personeel die ze op Facebook postte. Meer dan 200 reacties kwamen er binnen een dag via de mail binnen. De eerste 10 sollicitanten kregen nog keurig een mailtje terug.

Waar begin je?

Met ruim 5.000 mailtjes in haar inbox, gaan we daarmee beginnen. Aan de hand van mijn tips werkt Tessa de mails weg. Na 2 dagen flink doorbuffelen is haar inbox leeg.

Mijn advies was om elke dag twee of drie vaste momenten voor de mail uit te trekken en er dan een minuut of twintig geconcentreerd aan te werken. Twee weken later staan er 458 ongelezen mails in haar inbox. “Die e-mail is killing me.” zegt ze als ik binnenkom. “Het lukt me niet om er tijd voor te maken. Ik zou het liefst een grote kop koffie over mijn laptop gooien.” Het is duidelijk: Tessa kan weinig met mijn aanwijzingen. Haar aversie tegen computerwerk is groter dan haar wens om het anders aan te pakken.

One size doesn’t fit all.

Wat doe je als al die tips niet werken?

Ik ben net de Belastingdienst. Leuker kan ik het niet maken, wel makkelijker. Maar bij iemand met zo’n hartgrondige hekel aan computers, moet je onorthodoxe maatregelen nemen.

Tessa wordt blij als ze nieuwe gerechten mag bedenken. Of als ze de zalen opnieuw mag stylen. Ze krijgt energie van de gasten die ze rondleidt door hun mooie bedrijf. Een hele dag mailen en offertes uitwerken brengt het slechtste in haar naar boven.

“Dan gaan we je werk zo inrichten dat je zo min mogelijk op die laptop hoeft”, zeg ik. Ze kijkt gelijk een stuk vrolijker.

Echtgenoot Peter daarentegen werkt zijn mail altijd direct weg en zijn inbox is bijna altijd leeg. Hij stemt direct in met het voorstel dat hij voortaan alle mail doet. Mail waar Tessa echt zelf iets mee moet, stuurt hij naar haar door.

En de offertes? Wat doe je daar mee?

Tessa is een gastvrouw in hart en nieren. De charme waarmee ze gasten rondleidt, komt ook terug in haar offertes. Niet voor niets mag ze 95% van haar offertes ook uitvoeren. Maar die offertes kosten haar teveel tijd. Tijd die ze chronisch tekort komt.

Uit handen geven?

Een jaar geleden besloot ze – na veel wikken en wegen – om een collega de offertes te laten schrijven. Helaas ging er toen te vaak een offerte niet door. Vandaar dat ze dit weer zelf doet.

Ik opperde de mogelijkheid om een professionele tekstschrijver in te schakelen. Een tekstschrijver met ervaring in sfeerbeschrijvingen kan standaardteksten schrijven, die met weinig moeite door Tessa – of een collega – op de juiste klanten kan worden aangepast. Het is het proberen waard.

Hoe gaat het nu met Tessa?

Om eerlijk te zijn: ik weet het niet. Na een coaching traject neem ik na een paar weken contact op om te horen hoe het gaat. Tessa had het te druk om mijn telefoontje te beantwoorden en beloofde om me te mailen. Ik wacht nog steeds.

computerwerk, e-mail, e-mailmanagement, efficiënt, Inbox, time management

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter