nergens aan toekomen

Wat als je nergens aan toekomt, terwijl je ook nog vijf offertes uit moet werken?

Je kent het ongetwijfeld. Van die perioden dat je nergens aan toe komt. De administratie – toch al niet je favoriete klusje – blijft liggen en je laatste Facebookbericht dateert van drie weken geleden.  Er wachten nog vijf offertes op je. Die moet je vanavond, als de kinderen op bed liggen, maar uitwerken. Eigenlijk moesten ze gisteren al klaar zijn.

Overdag heb je geen tijd. Je vliegt van de ene afspraak naar de andere. De bestellingen blijven maar binnen komen. Heel fijn, maar het moet wel verwerkt worden. Heb je net je mail gedaan, staan er weer vijftien ongelezen berichten. De telefoon rinkelt aan een stuk door, terwijl je de voicemailberichten van gisteren nog moet afluisteren.

Seizoensdrukte

Hermien kent het gevoel. Zij werkt bij een tuinmeubelzaak waar ook houten blokhutten en overkappingen verkocht worden. De zomerperiode is voor hen de drukste periode van het jaar. Hermien ontvangt klanten, werkt offertes uit, beantwoordt de algemene mail, neemt de telefoon aan en doet de facturatie.

Het overzicht kwijt.

Haar baas nam contact met me op. “Hermien is een van onze beste krachten. Ze werkt enorm hard, maar als het zo druk is als nu, is ze het overzicht kwijt. Vergeet ze mensen terug te bellen, staan er fouten in haar offertes en groeit het haar boven het hoofd. Er moet iets veranderen, anders gaat het niet goed.”

Ik kom nergens aan toe.

Vanmiddag had ik een eerste afspraak met haar. Een vrolijke, gezellige vrouw die hard werkt en veel werk naar zich toe trekt. Haar belangrijkste taak is de facturatie. Want als er veel verkocht wordt, wordt er ook veel ingekocht. Belangrijk dus om de geldstroom op peil te houden. “Als ik dat niet elke dag doe, krijg ik ruzie met onze financiële man”, vertelt ze lachend. Elke dag is ze daar best veel tijd aan kwijt, omdat ze steeds gestoord wordt. Door een collega die iets wil vragen, een mailtje dat verschijnt, een klant aan de balie of een rinkelende telefoon. Het gebeurt bijna nooit dat ze alle facturen dezelfde dag verwerkt. In tegendeel: de achterstand wordt alleen maar groter.

Werk in blokken.

Voor dit soort taken – taken die concentratie vragen – werkt het supergoed als je het in blokken doet. Je reserveert dan een blok tijd in je agenda om zo’n concentratietaak te doen. In Hermiens geval adviseerde ik haar om elke dag een blok van 1,5 uur vrij te maken voor de facturen. In die 1,5 uur neemt haar collega de telefoon aan en zoekt Hermien een rustig plekje. Ook voor het uitwerken van offertes gaat ze blokken tijd inplannen.

Een fout kost geld.

Het kostte wel wat overredingskracht voordat de baas het ermee eens was. Hij ziet het liefst twee mensen achter de balie. Maar hij is ook degene die steeds extra taken bij Hermien neerlegt. Dat kan ze best aan, als ze maar voldoende tijd krijgt om haar kerntaken goed te doen. De telefoon, de mail en de klanten helpen kan best tussendoor. Maar een verkeerd cijfer op je factuur of een foutje in je offerte, kost je veel geld. Daar wordt niemand blij van.

Meer werk gedaan.

Als je blokken in je agenda zet – en je houdt je eraan – zie je al snel dat je veel meer werk verzet. Als de administratie jouw achilleshiel is, is het juist belangrijk dat je hier wekelijks tijd voor vrij maakt. Hoe langer je het uitstelt, hoe meer het wordt, hoe meer je er tegenop gaat zien, hoe groter de chaos, hoe langer het duurt om het weer op orde te krijgen.

Ben jij niet zo’n cijfertjesmens en heb je je kop goed nodig bij een offerte? Belangrijk dat je hier de tijd voor neemt en het niet tussen de telefoon en de mail door doet.

Hele maandag geblokt.

Sandra, een van mijn opdrachtgevers waar ik zes maanden mee heb samengewerkt, heeft sinds kort haar hele maandag geblokt. De maandag is nu haar marketingdag. Die dag geen afspraken met potentiële klanten of werk aan haar projecten. Eindelijk heeft ze het gevoel dat ze aan haar marketing toekomt. Voorheen was dat de sluitpost. Wil je meer continuïteit in je opdrachten,  dan moet je ook continu aan je marketing werken.

Ik werk alleen. Voor mij werk dat niet.

Sandra werkt ook alleen. Voor haar werkt het. Als je het belangrijk vindt om bepaalde taken te doen – in het geval van Sandra de marketing – moet je kiezen. Als je altijd maar de klant voor laat gaan en altijd jezelf en je eigen onderneming om de laatste plaats zet, wordt je daar op de lange termijn niet beter van. Op korte termijn misschien wel, want de klant is blij en de kassa rinkelt. Maar als jij je marketing versloft, komen er geen nieuwe klanten. Als je je administratie verwaarloost, kost je dat geld. Je hebt geen tijd om facturen te checken of je betaalt te laat.

Ik werk part-time, zoveel tijd heb ik helemaal niet.

Je hoeft niet zoals Sandra een hele dag te blokken. Als je elke week een uur blokt om aan je marketing te werken, doe je al meer dan wanneer je niets doet. Of elke week een uurtje administratie. Of elke week een uurtje SEO. In een uurtje ongestoord werken, verzet je heel wat werk.

Wat kun jij doen?

Schrijf eens op welke taken jouw onverdeelde aandacht nodig hebben. Plan die taken in blokken in je agenda. Maak er terugkerende taken van. Zo heb je nooit meer het gevoel dat je nergens aan toekomt, maar werk je een stuk effectiever.

Vind je plannen lastig? Vraag de 10 tips voor jouw perfecte planning aan.

blokken tijd, concentratie, effectief werken, focus, te weinig tijd

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter