5 Adviezen hoe jij als ondernemer minder kwetsbaar wordt.

5 Adviezen hoe jij als ondernemer minder kwetsbaar wordt.

Want wat doe je als je onverwacht uitvalt?

Reserve keeper. Volgens mij een van de meest sneue posities. Omdat je bijna nooit aan spelen toe komt. Pas als keeper-eerste-keus uitvalt kom jij aan bod. Maar toch kan het team niet zonder. Want stel dat.

Zelfs een keeper heeft een stand-in.

Wie is jouw stand-in?

Wie neemt jouw zaken over als jij onverwacht uitvalt? Denk je daar weleens over na?

Mijn eerste baas gaf mij en mijn collega’s veel vrijheid om ons werk te doen, maar wel met het advies: “Zorg dat alles wat je doet op papier staat. Als je morgen tegen een boom aan rijdt, moeten je collega’s het zo overnemen.”

Als zelfstandig ondernemer ben je kwetsbaar. Een griepje van een paar dagen kan je bedrijf meestal wel aan. Maar wat als je langere tijd uitgeschakeld bent? Als je geen personeel hebt die het stokje van je overneemt, heb je een probleem. Geen werk betekent in de meeste gevallen geen inkomen. Terwijl je vaste lasten wel gewoon doorlopen.

Een zaakwaarnemer inhuren is voor de meeste ondernemers geen haalbare kaart. Want te kostbaar. Maar wat moet je dan? Steeds meer ondernemers zijn lid van een broodfonds. Bij ziekte kun je daar een financieel beroep op doen. Maar al het werk dat blijft liggen? Wat doe je daarmee?

Ik heb geen kant-en-klare oplossing voor je, maar wel wat adviezen waarmee je – mocht het nodig zijn – eenvoudiger hulp inschakelt. Deze adviezen helpen je ook om zo snel mogelijk weer back on track te zijn.

  1. Zorg voor een goede basisstructuur.

En met een goede basisstructuur bedoel ik een goed ingerichte administratie die up-to-date is, een geoliede marketingmachine, opgeruimde werkomgeving (zowel fysiek als digitaal) etc.

Stel dat je 3 maanden alleen maar de echt dringende facturen betaalt, dan is die achterstand van 3 maanden nog wel weg te werken. Maar als je ook nog volle schoenendozen van de eerste twee kwartalen hebt liggen, wordt het al een stuk lastiger.

Maar ook als je werk – tijdelijk – moet overdragen, gaat dat stukken eenvoudiger als er een goede structuur ligt en als gemaakte afspraken duidelijk genoteerd staan.

Bah. Ik houd helemaal niet van structuur.

Dat kan. Je hoeft ook helemaal niets. Maar structuur helpt je in dit soort situaties enorm. Het werkt voor jou.

  1. Voorkom achterstanden.

Veel ondernemers roepen mijn hulp in op het moment dat ze het overzicht totaal kwijt zijn. Niet meer weten waar ze moeten beginnen. Vaak het gevolg van achterstanden die ontstaan zijn omdat ze al langere tijd ontzettend druk zijn of omdat er in de privésfeer iets is veranderd (geboorte, ziekte, overlijden etc.). Wacht niet totdat je zelf niet meer door de achterstanden heen komt, maar trek eerder aan de bel. Roep hulptroepen in om je achterstand weg te werken. Blijft het nog steeds druk, dan moet er in je organisatie wellicht iets veranderen. Een andere manier van werken, extra mankracht of wat dan ook. Ik denk graag met je mee.

Als jij uitvalt – als is het maar vanwege een zomergriepje – dan wordt het een uitdaging om weer grip te krijgen op achterstanden. Die door jouw zomergriepje nog groter zijn geworden.

  1. Duidelijk beschreven werkprocessen.

Als jouw achttienjarige zoon tijdelijk jouw administratie waarneemt, is het handig als hij dat op dezelfde manier doet als jij. Een heldere beschrijving helpt hem daarbij.

Maar ook als een collega taken van je overneemt, gaat dat een stuk simpeler met een heldere beschrijving.

Als jij een productlancering organiseert voor een van je klanten en je valt uit door ziekte, moet dit evenement wel doorgaan. Een collega of een ander bureau neemt het eenvoudiger van je over als de werkprocessen en gemaakte afspraken duidelijk beschreven staan. Je klant is ook blij met je dat je het zo netjes overdraagt.

  1. Zet afspraken in je agenda.

Als je je afspraken niet na kunt komen, staat er in elk geval duidelijk genoteerd wie afgebeld moet worden of welke afspraken overgenomen moeten worden. Wel zo netjes als je na je ziekte weer zaken wilt doen.

  1. Zorg voor een passief inkomen.

Er wordt veel gezegd en geschreven over passief inkomen. Ik denk dat het maar voor enkelen weggelegd is om hier echt goed geld mee te verdienen. Maar dat terzijde. Wel kan het een mooie aanvulling zijn. Kijk eens of er dingen binnen jouw bedrijf zijn waarmee je geld verdient, zonder dat je er zelf actief mee bezig bent. Denk bijvoorbeeld aan een webwinkel (moet je natuurlijk wel de handling uit handen geven, anders heb je nog een probleem als je ziek wordt), een online training of een boek. Zo genereer je toch wat inkomsten als jij met een gecompliceerde beenbreuk thuis op de bank ligt.

Als ondernemer heb je ook de verantwoordelijkheid om de boel – in elk geval voor je klanten en je personeel – goed te regelen in geval van calamiteiten. Geen enkele leverancier zit erop te wachten dat een factuur vier maanden blijft liggen omdat jij herstel van een malaria-aanval. En je klant wil dat zijn geboekte vakantiereis gewoon doorgaat, ook al lig jij in het ziekenhuis.

Kijk eens of jij nog wat zaken aan kunt scherpen om beter voorbereid te zijn op onverwachte situaties. Kom je er niet zelf uit en wil je daar graag eens over sparren met mij? Ik denk graag – zonder verdere verplichtingen – een half uur met je mee.

Joyce Bilal-Hovestad

Zakelijk professional organizer

 Sloetmarke 10       

8016 CG Zwolle                                                                       

☏ 06 - 2443 7216     

✉ info@organiserenmeteffect.nl 

linkedin facebook twitter